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天津市黑龙江商会秘书处办公室职责

(修订稿)

 

 办公室是商会服务办公部门,归由秘书处负责管理。秘书长主持商会日常工作。

 

    一、文件档案材料负责起草商会文件和相关文字材料:商会重要文件、工作报告、领导讲话、年度工作计划、总结以及其它文字材料、以及归档保存工作。

 

    1、文字材料有:商会会长讲话、致辞、发言稿及署名文章,商会大型活动的主持语,商会综合性汇报材料和经验材料,商会“大事记”的采编和综合;

 

    2、凡起草的文字材料必须经秘书长或会长审定后方成正稿;

 

    3、负责文字材料校对、打印,确保文稿文字准确无误;

 

    4、负责文件和重要材料的归档工作,凡经审定后的正稿材料,应分门别类建立电子文档和纸质文档,妥善保存。

 

 二、会议活动组织

 

   1、负责商会会长会议、年会及商会大型活动的筹备工作,拟定初步方案,包括会议议程日程、活动起止时间、相应的文件及材料等准备事项一并提交会长审定;

 

    2、负责牵头组织协调相关部门做好制定会议或活动工作落实方案,起草会议或活动通知,确定参加会议或活动人员,以及接待食宿安排等项工作;

 

    3、负责联系和确定会议室,根据会议内容安排布置会场,以及来宾接待、签到、服务和联系媒体记者等工作,并提前备好参会人员和来宾的名签及会议需要礼品、奖品等;

 

   4、负责参加会议或活动的人员通知,印制与发放相关签章证等项工作;

 

    5、会议或活动结束后协调宣传部将会议讲话、文件,以及相关图片的收集和整理归档及会刊、网站图片的及时整理归档。

 

 三、会员管理

 

   1、负责新入会会员登记、资料审核、收缴会费、发放会员证、章等项工作;

 

   2、负责会员日常管理,及时了解会员变动情况。

 

 四、财务管理

 

   1、严格执行《天津市黑龙江商会财务管理制度》,认真做好商会印章使用和财产登记保管工作;

 

    2、负责商会法人章保管与使用,负责证件、证书的注册、年检和日常使用保管工作,负责介绍信开据;

 

    3、负责保管商会固定资产、财务章、银行口令卡、办公设备等;

 

4、负责登记保管会员等捐赠物品和书画艺术品等。

 

    五、其它工作

 

    1、负责签收上级部门的来文来电,并对收到文件及时登记,登记内容包括来文时间、来文单位及部门、文件主要内容等,要及时送交秘书长或会长阅批,并按批示意见送达有关人员和部门办理,并将上级督办的或应贯彻落实的情况及时反馈;

 

   2、负责来访接待工作,做好报刊的订阅管理、函电的收发管理工作;

 

    3、对来文来电阅办完结后,按规定要求进行归档处理。 

         

 天津市黑龙江商会           

                                                                                      2019年6月2日修订           

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